Tuinkamersessie #5

Tuinkamersessie #5. De secretaris als Governance Officer

2019-02-05T13:55:54+00:0013 december 2018|

Governance is voor iedereen in de organisatie van toepassing.
Het is vaak de secretaris die dat belang ziet’

Tafelgenoot Tuinkamersessie #5

Uit Tuinkamersessie #5

De rol en positie van de secretaris binnen culturele instellingen.

Donderdag 13 december jl. vond Tuinkamersessie #5 plaats. Met 10 aanwezige tafelgenoten waaronder 8 secretarissen werd nader ingegaan op de rol en positie van de secretaris binnen culturele instellingen. De secretaris als Governance Officer, de dilemma’s waar de secretaris mee wordt uitgedaagd en wat de secretaris nodig heeft aan hard en soft skills, kortom, De secretaris als Governance Officer, #HoeDan?

Binnen culturele instellingen is de functie van secretaris geen gemeengoed. En als er al een secretaris werkzaam is, dan verschilt zijn/haar rol vaak genoeg met die van een collega-secretaris. Zo kan bij de een meer de nadruk liggen op strategie, de ander richt zich meer op beleid, al dan niet met een juridische achtergrond. Maar een aantal zaken overlappen. Zoals het steeds belangrijker worden van het naleven van de Governance Code Cultuur, en het signaleren, adviseren en procedureel ondersteunen van de directie/het bestuur en/of de Raad van Toezicht. En daar begint de uitdaging. Want vanuit de procedurele verantwoordelijkheid die de secretaris heeft, is hij tevens vaak de spiegel van de directie/bestuur en acteert hij/zij vanuit het belang van de organisatie.

De aanwezige tafelgenoten werken of werkten allen binnen de driehoek van Raad van Toezicht, (Raad van) Bestuur en secretaris, al dan niet onderdeel van het managementteam en verantwoordelijk voor de aansturing van het secretariaat danwel meerdere teams. Een secretaris moet van goeden huize komen, want als het nodig is, moet hij/zij er staan; want wat doe je als de RvT en RvB bijvoorbeeld niet op één lijn zitten, wat doe je als de RvT geen weloverwogen besluiten neemt of als je merkt dat jij als secretaris niet meer je werk naar behoren kunt uitvoeren. Dilemma’s, klein of groot, je kunt ze niet omzeilen. Maar, als ze zich voordoen, dan is de kern van wat een secretaris doet en moet doen: het faciliteren van de dialoog; zorgdragen dat die zaken die besproken moeten worden, ook bespreekbaar zijn.

De volgende #aandachtspunten kwamen naar voren:

# De secretaris moet niet alleen voor de organisatie zorgen, de organisatie moet ook voor zijn secretaris zorgen: is er een degelijke functiebeschrijving, zijn de taken bijvoorbeeld ook in de statuten opgenomen, welke verwachtingen zijn er vanuit Raad van Toezicht én Raad van Bestuur en welke beschermingsregels zijn er van toepassing: mag het bestuur de secretaris bijvoorbeeld ontslaan zonder dat de RvT hiervan op de hoogte is gesteld?

# De secretaris begeeft zich op een interessante plek: je ziet en hoort alles, maar kunt dit vaak niet met collega’s en buitenwereld delen. De secretaris heeft invloed, maar geen macht. En hoewel de secretaris zich als een spin in de organisatie bevindt, het blijft een solistische positie. Organiseer dus je eigen ‘veilige’ haven.

# De secretaris als Governance Officer? Ja en nee. Ja, hij ziet veel en kan daardoor veel agenderen, faciliteren en voorkomen. Nee, Governance is nl. niet álleen de verantwoordelijkheid van de secretaris. Governance is voor iedereen binnen de organisatie van toepassing. Hoe de verantwoordelijkheid voor Governance is belegd, moet worden uitgevoerd en hoe er moet worden omgegaan in tijden van crisis, is een zaak van Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. De secretaris kan het gesprek hierover entameren.

# Bij een conflict tussen bestuur/directie en RvT moet de secretaris neutraal opereren. Dat is niet altijd makkelijk en/of mogelijk. Al dan niet tijdelijk een deel van de taken niet uitvoeren komt voor.

# Niet iedereen in de organisatie weet wat een secretaris doet. Dit geeft vrijheid en flexibiliteit, maar zorgt soms ook voor onduidelijkheid en verkeerde verwachtingen. Een functieomschrijving met kerntaken is gewenst.

# Afgezien van een kleine verwijzing naar de rol van de secretaris in de nieuwe Governance Code Cultuur (principe 7, aanbeveling 12) is de secretaris in het gesprek over Governance weinig zichtbaar. Gemiste kans in de discussies over Governance.

# De rol van de secretaris: het faciliteren van de dialoog, signaleren en agenderen, een procedurele rol; adviesrol op proces, niet op de inhoud.

# Competenties van de secretaris: een dikke huid, een rechte rug, verbinden, goede vragen kunnen stellen, vertrouwen van en in de omgeving, zelfvertrouwen, proactief kunnen handelen en anderen kunnen motiveren, streng kunnen zijn op deadlines en procedures; gun de ander het recht op ongenoegen.

Tuinkamersessie #5 leverde wat we met Platform Governance in Cultuur beogen, ruimte voor uitwisseling en verdieping om het inzicht in governance te vergroten en governance niet alleen onderwerp van gesprek te laten zijn binnen besturen en raden van toezicht, maar van elke medewerker binnen de culturele sector.

Leestip: Moedig volgerschap, Caroline Perrée. Laura Bos van De Secretarisvogel schreef er in haar blog https://desecretarisvogel.nl/tag/lef/ en in Hoofdstuk 19 van het boek Goede Raad voor Commissarissen over.