“Hoe weet jij of de bestuurder/directeur functioneert?”

Tafelgenoot Tuinkamersessie #20

Uit Tuinkamersessie #20

Welke invloed heeft het ongezegde op de besluitvorming in de bestuurskamer? Wat kun je horen in de stilte?

In Tuinkamersessie #20 gingen we met dr. Marilieke Engbers onder de noemer ‘De invloed van het ongezegde op de besluitvorming in de bestuurskamer, #HoeDan?’ in gesprek over haar boek Onder commissarissen. Het boek is een vervolg op Engbers’ onderzoek naar de invloed van het ongezegde op de besluitvorming en de onmogelijkheid van de taak van de toezichthouder.

Hieronder benoemen wij een aantal observaties en aanbevelingen. Het boek Onder Commissarissen is te bestellen via deze link en een aanrader voor bestuurders, toezichthouders en secretarissen.

Inleidend

  • Engbers stelt de spelregels van governance ter discussie. “We” hebben codes opgesteld op basis van best practices, maar kennen we die best practices wel en, wie of wat bepaalt wat best practices zijn.
  • Compliance gaat over strakke, efficiënte taakverdeling. Governance gaat over macht en mensen. Het gaat over kracht en tegenkracht en met welke bril men naar zaken kijkt.
  • Er is nog weinig data over wat er in de bestuurskamer gebeurt. De black box van de boardroom was aanleiding voor Engbers voor meer onderzoek naar het proces rondom besluitvorming.
  • Cultuurspecifiek: Met beperkte middelen een onbeperkt aantal mogelijkheden willen realiseren.

Codes en conflict

  • Principle based: leg uit hoe je met dilemma’s omgaat en onderschat de kracht van taal niet. Probeer te begrijpen waarom je zegt wat je zegt. Normatief is bepalend, maar hoe leg je de normen uit.
    • (Engbers bespreekt in haar boek dilemma’s rondom
      • Besluitvorming
      • Toezicht
      • Samenwerking
      • Compliance)
  • Leren omgaan met conflict, valkuilen en blinde vlekken kennen draagt bij aan het niet verzanden in het ongezegde.
  • Een code is bedoeld om normen te geven die als handvatten kunnen dienen om een ontstaan conflict aan te pakken. Het conflict bespreken wordt helaas vaak achterwege gelaten.
  • Hanteer open conflictnormen: werk naar een agree to disagree klimaat en definieer conflicten: cognitief conflict, functioneel conflict of een relationeel conflict.
  • Volstrekte gelijkwaardigheid van betrokkenen is niet realistisch. Wees rolvast en schep duidelijkheid. Codes missen het conflict (hoe weet jij of je (directeur-) bestuurder functioneert?). Misschien zorgt expliciet maken wel voor meer veiligheid.
  • Sociale cohesie versus inhoudelijk conflict. Op lange termijn willen mensen samenwerken. Ga je daartoe het inhoudelijk conflict vermijden of omarmen?
  • Agency: leren het conflict te hebben. Vanuit agency: vanuit meetbaarheid beoordelen.

Ongezegde en subjectiviteit

  • Onderzoek naar “hoe doen we dit met z’n allen”? Gezamenlijk kijken naar hoe de individuen naar de situatie kijken. Interessant dat we allemaal anders naar de wereld kijken. Subjectiviteit wordt zichtbaar.
  • Inhoud plus proces zijn gekoppeld. Daarom heeft evaluatie altijd tijd nodig.
  • Het ongezegde is heel subtiel. Hoe bepalen mensen wat ze zeggen. Spreekrisico: daardoor kun je buiten de groep komen te staan. Het kost inspanning om het ongezegde te veranderen.
  • Chris Argyris; Leertheorie: wat hebben mensen nodig om iets te zeggen. En waarom zeggen ze iets niet.
  • Individueel: voorkom defensiviteit door met jouw reactie jouw waarheid proberen te behouden. Maak kenbaar wat jouw intenties zijn, toon kwetsbaarheid.
  • Kijk naar hiphop generatie: each one, teach one. Andere manier van samenwerken.

Agenda: zoek de ruimte in het format

  • Deel de tijd beter in en ga na hoe je hygiëne onderwerpen snel kunt aftikken.
  • BOT-sessie: organiseer bijeenkomsten zonder agenda.
  • Voorkom dat vergaderingen te operationeel worden.
  • Tijd is een van de grootste bottlenecks van Raden van Toezicht, gebruik de tijd dus wijs en nuttig.

Het ongezegde bespreekbaar maken?

  • Empathie tonen en perspectief innemen
  • Heldere, eerlijke processen
  • Conflictnormen hanteren

Meer over dit onderwerp

  • marilieke.com
  • Are boards designed to fail? Boivie/Bednar
  • Cognition and Corporate Governance: Understanding Boards of Directors as Strategic Decision-Making Groups. Forbes/Milliken
  • Teaching Smart people how to learn. Chris Argyris (Harvard Business Review)