‘Interessant dat overheden en fondsen niet weten hoe ze governance moeten toetsen en monitoren’

Tafelgenoot Tuinkamersessie #6

Uit Tuinkamersessie #6

Jaarverslag en Transparantie, #HoeDan?

Donderdag 7 februari 2019 organiseerde Platform Governance in Cultuur een Tuinkamersessie over Jaarverslag en Transparantie met aan tafel een mix vanuit culturele instellingen en fondsen. Is de Jaarverantwoording[1] het invullen van een checklist? Wat wil je daarmee als organisatie zeggen? Het leidde tot tips voor financiers als overheden en fondsen, en aandachtspunten voor culturele instellingen. En de constatering dat het gesprek over verantwoorden en naleving code op alle niveaus en in alle gremia nodig gevoerd moet worden, want #HoeDan? Als dode letter leidt het vooral tot werkverschaffing en aannames van de ontvanger van de stukken.

De aanwezigheid van professionals uit de sector met ervaring in meerdere rollen (adviseur, secretaris, directeur, bestuur- en/of toezichtlid) leidde tot een levendig gesprek. De rol van de accountant is deze sessie niet nader besproken, maar biedt aanleiding voor een toekomstige Tuinkamersessie.

Wat betekent verantwoorden en transparantie?

  • Het tonen welke impact de organisatie heeft gerealiseerd;
  • Laten zien hoe de instelling werkt en welke keuzes daarom zijn genomen;
  • Welke plek de instelling inneemt in het culturele veld; en
  • Welke plek de instelling inneemt vanuit een ‘ketensamenwerkingsperspectief’ (de verbinding tussen kleine initiatieven en grote organisaties, de ‘cultuurpyramide’ in haar hele omvang).

Kortom: verantwoorden en transparant zijn komt tot stand vanuit de behoefte van een instelling het eigen verhaal te vertellen en daardoor ‘de institutionele en maatschappelijke waarde’ voor de omgeving te onderbouwen.

Aanbevelingen voor culturele instellingen

# Organiseer de punten waarop in de Jaarverantwoording moet worden ingegaan door het jaar heen in de agenda van Bestuur of Raad van Toezicht.

# Los van een sec verantwoordingsdocument, kan de Jaarverantwoording dienen als managementinstrument voor intern draagvlak én als middel om externe stakeholders te informeren over de organisatie.

# Denk na over de manier waarop je de impact van jouw instelling kunt meenemen in de Jaarverantwoording.

# Ga tijdig en dus voorafgaand aan de verantwoording het gesprek aan met de financier als onverwachte ontwikkelingen in de activiteiten zich voordoen.

# Zie de Kennisbank op www.platformgovernanceincultuur.nl voor een overzicht van de te volgen richtlijnen ten aanzien van Jaarverantwoording uit de Governance Code Cultuur voor 2018 en 2019.

Tips aan overheden en fondsen

# Naleving van de Governance Code Cultuur is een voorwaarde, maar geen hard criterium.  Waarom willen financiers toch die naleving, kunnen zij dat benoemen? Het biedt kaders voor zowel instellingen als beoordelaars.

# Geef beoordelaars en adviseurs bagage mee om naleving van de Governance Code Cultuur te kunnen beoordelen. Overheden en fondsen weten vaak niet hoe ze Good Governance moeten toetsen. Inzicht en ervaring in dat domein is gewenst!

# Ontwikkel een uniforme checklist voor de beoordelaars en adviseurs zodat Jaarverantwoording minimaal op een aantal punten wordt gecheckt, zoals reflectie. Gemeente Utrecht heeft daartoe een zelfevaluatie ontwikkeld voor instellingen, in te vullen voorafgaand aan het visitatiegesprek.

# Bepaalde openheid van instellingen in verantwoording wordt eerder gestraft dan gewaardeerd. En dat leidt een volgend jaar tot minder transparantie van de betreffende instelling. Wees je bewust van angst in de sector voor negatieve consequenties als gevolg van transparantie.

# De houding van financiers gaat uit van wantrouwen gebaseerd op incidenten. Wees alert op signalen die daarop duiden en grijp tijdig in. En waardeer al die instellingen die het goede en beste willen realiseren, en daar met alle mogelijke inzet aan werken.

# Straf culturele instellingen niet voor hun ondernemerschap als dat positieve financiële resultaten oplevert. Het leidt nu tot gezochte constructies om wel aan de jaarverantwoording te voldoen en overige inkomsten uit beeld te laten.

# Subsidiegevers met ieder hun eigen verantwoordingssystematiek leidt tot verzwaring van de administratieve belasting bij instellingen. Meer eenvormigheid is een sterke aanbeveling.

# Bij aanleveren verantwoording online, denk aan aansluiting van geboden digitale omgeving op de gevraagde informatie en stukken.

# De overheid wordt gezien als stakeholder met een hoge mate van risico voor de continuïteit van instellingen.

Zie voor meer over Verantwoording:

  • Reflectie op toezicht in de cultuursector link
  • Toolkit GCC: tools bij principe 9, over jaarverslag en risico’s. link
  • BIS aanvragen en reflectie link
  • Boekman Extra #12 Relaties tussen culturele organisaties en overheid link

[1]De jaarverantwoording bestaat uit: 1) het jaarverslag incl. bestuursverslag c.q. raad van toezicht verslagen 2) de jaarrekening.